【2026年最新】算定基礎届の書き方と記入例！支払基礎日数や短時間労働者の計算手順を徹底解説
毎年夏になると、企業の総務・労務担当者を悩ませる一大実務が「社会保険の算定基礎届（定時決定）」の作成・提出業務です。2026年の実務現場においても、4月から6月の給与データをベースとした標準報酬月額の改定作業は、従業員の厚生年金保険料や健康保険料を適正に算出するための最重要プロセスとして位置づけられています。
日本年金機構の公式手続き案内や実務現場の最新動向を踏まえると、支払基礎日数のカウントミスや、通貨・現物報酬の区分間違い、さらには短時間労働者や70歳以上被用者の判定ミスによる返戻・再提出事例は後を絶ちません。本稿では、迷いやすい特殊ケースの処理実態から、電子申請（e-Gov）を含む実務手順まで、人事・労務担当者が現場でそのまま活用できる形で整理して解説します。
📌 【この記事の重要ポイントまとめ】
- 要点1：算定基礎届は4月・5月・6月の支払給与をもとに9月以降の標準報酬月額を決める重要手続きであり、支払基礎日数の判定（通常17日、短時間11日）が計算の肝となる。
- 要点2：役員報酬や基本給だけでなく残業代や通勤手当、現物支給（定期券や社宅など）も報酬に含まれる一方、年3回以下の賞与や慶弔見舞金は除外対象となる。
- 要点3：短時間労働者、70歳以上被用者、途中入社・休職者など、一般社員と異なる算定基準が適用されるケースの事前仕分けが実務の成否を分ける。
【定時決定の仕組み】なぜ算定基礎届が必要なのか？標準報酬月額の基礎知識
健康保険および厚生年金保険の保険料は、毎月の実際の給与額に対して直接計算するのではなく、給与額を一定の幅で区分した「標準報酬月額」に基づいて算出されます。この標準報酬月額を年に一度、全被保険者を対象に見直す手続きが「定時決定」であり、そのための報告書類が「算定基礎届（健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届）」です。
定時決定で確定した新たな標準報酬月額は、その年の9月から翌年8月までの1年間適用されます。算定の対象となるのは、毎年7月1日現在で事業所に在籍しているすべての社会保険被保険者です。ただし、同年6月1日以降に新規取得した人や、7月から9月に随時改定（月額変更届）が予定されている人は算定基礎届の対象外となります。
社会保険労務士などの実務家が指摘するように、ここでの計算ミスは従業員の手取り額だけでなく、将来受給する老齢厚生年金の年金額や、傷病手当金・出産手当金といった保険給付額にまで直接影響を及ぼすため、極めて厳密な事務処理が求められます。
【記入項目別の実務基準】支払基礎日数のカウントと報酬の仕分けルール
算定基礎届を作成する際、最もミスが発生しやすいのが「支払基礎日数」のカウントと、「報酬月額」に含めるべき手当の選別です。日本年金機構の作成手順に則り、それぞれの基準を正確に押さえる必要があります。
支払基礎日数とは、その給与の支払対象となった日数を指します。給与形態によってカウント基準が明確に分かれています。
・完全月給制の場合：欠勤しても給料が減額されないため、就業規則で定められた暦日数または所定労働日数がそのまま支払基礎日数となります。
・日給月給制の場合：基本給は月額設定されているものの欠勤控除がある場合、所定労働日数から欠勤日数を差し引いた実労働日数が支払基礎日数となります。
・日給制・時給制の場合：実際に出勤して給料の支払い対象となった実働日数がそのまま該当します。
また、算定の対象となる「報酬」は、労働の対償として経常的に支払われるすべての金銭および現物を含みます。基本給だけでなく、残業手当（時間外手当）、役職手当、家族手当、通勤手当なども合算対象です。定期券や食事、社宅の貸与といった「現物支給」がある場合は、厚生労働省が告示する「現物給与の価額」に基づいて通貨換算し、「現物」欄に記入する必要があります。
一方で、臨時に支払われる慶弔見舞金や結婚祝い金、出張旅費（実費弁償分）、年3回以下支給される賞与などは報酬に含まれません。
【一覧で比較】通常勤務・短時間労働者・パート等の算定条件と取り扱い基準
従業員の雇用形態や勤務実績によって、標準報酬月額の算定に用いる「有効な月」の判定基準が異なります。以下の対照表で各区分の判定基準を確認できます。
| 被保険者の区分 | 原則となる支払基礎日数 | 例外・判定ルール | 報酬平均額の計算方法 |
|---|---|---|---|
| 一般被保険者（正社員等） | 各月17日以上 | 17日以上の月がない場合、15日以上の月を対象とする | 条件を満たす月の報酬合計をその月数で除算 |
| 短時間就労者（パート・アルバイト） | 各月17日以上 | 3ヶ月とも17日未満の場合、15日以上の月で判定 | すべて15日未満の場合、11日以上の月で計算 |
| 特定適用事業所の短時間労働者 | 各月11日以上 | 週20時間以上等の短時間労働者枠が該当 | 11日以上の月の報酬合計をその月数で除算 |
| 途中入社（4〜6月採用） | 入社月以降の基準日数 | 月途中入社で支払対象期間が1ヶ月未満なら除外 | 満額支給された月のみを対象に平均を算出 |
| 休職・病気欠勤者 | 各月17日以上（通常枠） | 4〜6月の全月が無給・17日未満の場合は従前改定 | 17日以上の月があればその月のみで算定 |
表にある通り、一般被保険者の場合は4月・5月・6月の各月において支払基礎日数が17日以上ある月をベースに平均を算出します。もし4月に15日、5月に20日、6月に21日だった場合、17日を満たしていない4月は計算から除外し、5月と6月の2ヶ月間の報酬合計を「2」で割って平均額を求めます。
【迷いやすいケース別対応】途中入社・休職・70歳以上被用者・支払基礎日数11日未満の実務
現場の実務担当者が特に判断に迷う4つの代表的ケースについて、公的指針に基づいた処理手順を整理します。
1. 短時間労働者と支払基礎日数11日未満の処理
パートタイマーなどの短時間就労者において、4月から6月のいずれの月も17日未満、かつ15日未満であった場合、11日以上の月を対象として計算します。もし特定の月が11日未満であった場合、その月は対象外とし、残る11日以上の月で平均額を算出します。3ヶ月すべてが11日未満の場合は定時決定を行わず、従来の標準報酬月額がそのまま引き継がれます。
2. 70歳以上被用者の算定手続き
70歳以上の従業員は健康保険の被保険者資格のみを有し、厚生年金保険の被保険者資格は喪失しますが、在職老齢年金の支給停止額計算のため「70歳以上被用者」としての届け出が必要です。算定基礎届の用紙上部にある「1.70歳以上被用者算定」欄に○を付け、一般の被保険者と同様に報酬月額を算定して提出します。算定期間中に70歳に達した場合も、期間を通じた適正な把握が求められます。
3. 4月・5月・6月の途中入社者の扱い
例えば4月15日に入社し、4月給与が日割り計算された場合、4月は「1ヶ月分の完全な労働の対償」とはみなされません。そのため、4月分は算定対象から除外され、全額が支給された5月・6月の給与（それぞれの支払基礎日数が基準以上の場合）のみを用いて平均額を算出します。
4. 休職や産休・育休による給与の全額・一部不支給
傷病休職や産前産後休業・育児休業等により、4月〜6月の全期間を通じて給与が支払われなかった場合、またはすべての月で支払基礎日数が基準未満となった場合は、前年の標準報酬月額をそのまま引き継ぐ措置（従前改定）が取られます。備考欄に休職中である旨や期間の記載を行います。
【届出書の記入実例】フォーマット各欄の書き方と数字の当てはめ方
日本年金機構から送付される「被保険者報酬月額算定基礎届」の各欄には、以下の手順で正確に数値を記入していきます。
まず、対象者の氏名・生年月日・被保険者整理番号を確認します。あらかじめ印字されている事前印字シートを利用する場合、印字内容に誤りがないかを照合します。
続いて、4月・5月・6月の行について「支払基礎日数」を記入します。給与の締め日と支払日に注意し、例えば「当月20日締め・当月25日払い」の事業所であれば、4月25日・5月25日・6月25日に支払われた給与の基礎日数をそれぞれの月に書き込みます。「当月末締め・翌月10日払い」の事業所の場合は、5月10日・6月10日・7月10日に支払われた給与（4月・5月・6月稼働分）が対象となります。
次に、金銭で支払われた給与総額を「通貨によるものの額」に、通勤定期券などの現物支給額を「現物によるものの額」に記載し、両者の合計を各月の「合計」欄に記入します。基準を満たす対象月の合計金額を合算し、その月数で割った数値を「平均額」欄に記入します。最終的に、年金事務所の「標準報酬月額等級表」と照らし合わせ、該当する等級と標準報酬月額を導き出します。
【日本年金機構への提出方法】電子申請（e-Gov）と窓口・郵送の実務フロー
算定基礎届の提出期限は、原則として毎年7月10日です。提出先は、事業所の所在地を管轄する年金事務所または事務センターとなります。提出手段としては、窓口持参、郵送、そして電子申請が用意されています。
近年は業務効率化とペーパーレス化の観点から、電子申請（e-Govやマイナポータル）の活用が推奨されています。資本金1億円を超える特定の法人等ではすでに社会保険手続きの電子申請が義務化されていますが、中小企業においても手続きの迅速化や控えの電子管理というメリットからオンライン利用が定着しています。
e-Govを通じて電子申請を行う場合、給与計算ソフトから出力されたCSVデータを取り込むことで、転記ミスや計算ミスを大幅に抑制できます。電子公文書として決定通知書を受け取ることができるため、後続の給与計算（9月分保険料の改定作業）へのデータ連携もスムーズに行える利点があります。
【基礎算定届書き方】に関するよくある質問（FAQ）
Q1：4月に昇給があり、4月〜6月に差額が一括支給された場合の書き方はどうなりますか？
A1：昇給が遡及して決定され、4月〜6月の給与で過去月分の差額が一括支給された場合、その差額分をそのまま平均額に含めると将来の保険料が実態より高くなってしまいます。そのため、差額支給額を本来の月に割り振って計算するか、算定基礎届の備考欄に「昇給差額」と記載し、差額分を除いた金額で届け出るなど、修正申立の手続きが必要となります。
Q2：パートタイマーが月に8日しか勤務していない場合、算定基礎届は提出不要ですか？
A2：提出自体は必要です。7月1日現在で被保険者資格を有している以上、労働日数が少なく標準報酬の改定条件を満たさない場合であっても、氏名や実稼働日数・支給額を記載して届出を行います。3ヶ月とも基準日数未満（一般で17日未満、短時間で11日未満）の場合は、従前の標準報酬月額が引き継がれます。
Q3：4月〜6月に業務都合で一時的な大残業が発生し、給与が跳ね上がった場合はそのまま算定されますか？
A3：原則としては4月〜6月に実際に支払われた報酬の平均で算出されます。ただし、業務の性質上、例年同時期に通常月を大幅に超える残業が発生し、他の月との乖離が著しい場合などについては、「年間平均による算定」という例外的な特例措置が認められる場合があります。適用には従業員の同意や年金事務所への申立書提出が必要となります。
まとめ：今後の動向と失敗しないための判断基準
算定基礎届の作成は、単に給与台帳の数値を転記する作業ではなく、従業員ごとの契約区分、支払基礎日数、各種手当の法的性質を正確に見極める高度な労務管理業務です。特に短時間労働者の社会保険適用拡大が段階的に進む現在、パート・アルバイト層の算定要件や70歳以上被用者の管理は、これまで以上に厳格な運用が求められています。
提出直前の7月上旬に慌てることのないよう、5月・6月の段階から対象者のリストアップと給与形態の分類を進め、給与計算ソフトや電子申請環境を整備しておくことが、実務の遅延や返戻を防ぐ最も確実な備えとなります。 （出典: 基礎 算定 届 書き方（Yahoo!ニュース））
テクノロジーやライフスタイル領域を中心に執筆活動を行っています。趣味は写真撮影と旅行です。
